Distance Zero Meeting 零距離會議體驗

單僅使用書面和口頭交流，大多會丟失或誤解很多訊息難以紀錄保存檢視。雲準了解，遠距辦公時，高效能且高解析的「面對面零距離」溝通的視訊軟體/會議平台，能夠使參與會議者清楚地看到對方，有助於消彌這些問題，並且會議助理功能可在事後自動整理與重點歸納、存檔紀錄，為所有需行動會議、遠端工作型態使用者，提供更有效率和更有成效的混合工作體驗。

為保持生產與協作能力，大多數企業會以快速上線的高速網路需求(5G/6G)與價格(訂閱費用)為考量，選擇設置方便迅速啟用的「雲端視訊會議平台」來維持企業溝通，例如：Cisco Webex、Microsoft Teams、Zoom、Pexip、Google Meet…等，市面上常見的會議平台/APP。

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企業佈局視訊會議指南

 

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人們現在比以往任何時候都更加依賴視訊會議，這使我們逐漸從數據中釐清了被廣泛使用的會議軟體能夠脫穎而出的關鍵，不外乎以下幾點：

直覺式操作的簡潔管理介面

過去，視訊會議並不是企業的協作首選，許多非 IT 人員(資訊管理部門) 或高階管理者對這些產品非常陌生。而現在，變化快速的環境已經將「視訊會議平台」操作與管理學習視為日常，雲準以Cisco Webex 為例，直覺化、具備多種會議介面，降低學習門檻，使用者能快速上手，同時具備完整的後台管理介面，可分析與統計會議的各使用狀況。

除了企業內部通常會導入系統藉由SSO和視訊平台進行串接；但碰到是跨國、跨區企業的溝通，雲準建議應選擇易登錄的雲端平台，提供一個無需重新註冊即可隨時自各點登錄，並結合可藉由瀏覽器訪問或下載應用程式的會議平台，以減少彼此的前置作業時間。（註: SSO 是指使用一組帳號便能登入多個應用程式或系統）

支援多款瀏覽器與設備裝置

隨著智慧型手機與筆電平板的快速發展，雲準深知，一個雲端會議應該要可以介接所有開會所需的視訊音訊設備，輕鬆整合軟、硬體視訊終端與多種行動裝置；讓會議融入你的工作方式。無論是電腦系統微軟Microsoft或是蘋果Apple (行動裝置系統Android/ios)，透過標準化協定相容技術，使得多數主流視訊會議平台皆支援。

隨時客服支援，協助問題排除

許多廠商已在網路/平台線上皆設有「幫助中心或知識庫」，但隨著版本更新、功能增加，相伴而來的就是新Bug產生。在異常發生時，是否有技術人員能及時協助，或是源頭伺服器有突發狀況，原廠是否有備援伺服器能維持平台效能。企業可以參考上述雲準的建議比對過往紀錄，評估選擇的平台是否能得到快速支援服務。

注重資安與加密，確保隱私

許多企業會議存在商業機密，舉凡如高層會議、董事與股東例會，這些大門深鎖的會議，時常牽涉到高度隱私機密內容。從實體會面轉為虛擬線上視訊的情況下，加密技術成了一大參考因素。而自從過往發生 Boom災情後，各廠商更紛紛祭出自家的加密技術文件。雲準以Cisco Webex為例「選擇存放資料之處。 PII、訊息、檔案和白板資料都將存放在您選擇的區域。內建合規工具，讓您告別包含法務保存措施和資料保留的第三方解決方案。保護敏感資訊不被分享或展示，確保組織和客戶既安全又合規」

註：參考Cisco Webex 應用程式安全性－使用「安全傳輸通訊協定 (HTTPS)」來加密使用者裝置及思科伺服器之間的傳輸資料，從而同時保護寄件者和收件者的身分。端對端加密使用「進階加密標準(AES) 」128、AES256、安全雜湊演算法 (SHA) 1、SHA256 以及 RSA。對於語音、視訊及螢幕共用，採用「安全即時傳輸通訊協定 (SRTP)」來加密共用的內容。如此可見，思科在各方面都做得滴水不漏，值得信賴。

視訊會議、協作平台等數位化的溝通方式，逐漸成為企業溝通、教育授課的常態，透過雲端協作平台的應用，將提高溝通效率與競爭力。隨著工作型態邁向數位化，使用者對溝通工具的需求也不同；雲準科技列出四項必要條件，協助您實現數位轉型的目標。